ماده ۴
بانک اطلاعاتی الکترونیکی ملّی
۱ـ هر عضو باید تضمین نماید که سابقه‌ای از هر مدرک شناسایی دریانوردان صادره، تعلیقی یا باز پس گرفته شده توسط آن، در یک بانک اطلاعاتی الکترونیکی نگهداری می‌شود. اقدامات لازم باید صورت گیرد تا بانک اطلاعاتی در برابر دخالت یا دسترسی غیرمجاز حفاظت گردد.
۲ـ اطلاعات موجود در سابقه باید محدود به جزئیاتی شود که به منظور تصدیق مدرک شناسایی دریانوردان یا وضعیت دریانورد ضروری است و باید با حق محرمانه بودن امور شخصـی دریانورد، سازگار باشد و تمام الزامات حفاظتی اطلاعات قابل اعمال را برآورده نماید. این جزئیات در پیوست (۲) ذکر شده است که ممکن است به نحوی که در ماده (۸) زیر پیش‌بینی شده است با درنظر گرفتن ضرورت دادن وقت کافی به اعضاء برای بازنگری های لازم در سیستم‌های بانک اطلاعاتی ملی خود اصلاح گردد.
۳ـ هر عضو باید رویه‌هایی را اعمال نماید تا هر دریانوردی که آن عضو برای وی مدرک شناسایی دریانوردان را صادر نموده است بتواند تمام اطلاعات مربوط به خود را که در بانک اطلاعاتی الکترونیکی نگهداری یا ذخیره شده است، بررسی نماید و اعتبار آن را بسنجد و پیش‌بینی اصلاح آن را چنانچه لازم باشد بدون هیچ‌گونه هزینه‌ای برای دریانورد ذی‌ربط بنماید.
۴ـ هر عضو باید یک کانون دائمی را برای پاسخگویی به استعلام‌های واصله از اداره امور پناهندگان یا دیگر مقام های صلاحیتدار تمامی اعضاء سازمان در رابطه با صحت و اعتبار مدرک شناسایی دریانوردان صادره توسط مقام خود، تعیین نماید. جزئیات مربوط به کانون دائمی باید به دفتر بین‌المللی کار ارسال شود و آن دفتر باید فهرستی را حفظ و نگهداری نماید که آن فهرست باید برای تمام اعضاء سازمان ارسال شود.
۵ ـ جزئیات موضوع بند (۲) فوق، باید در تمام اوقات و بدون درنگ در دسترس اداره امور پناهندگان یا دیگر مقام های صلاحیتدار در دولتهای عضو سازمان، به صورت الکترونیکی یا از طریق کانون موضوع بند (۴) فوق، قرار گیرد.
۶ ـ در راستای اهداف این کنوانسیون، محدودیت‌های مناسبی باید اعمال شود تا اطمینان حاصل شود که هیچ اطلاعاتی، به ویژه عکس‌ها، تعویض نمی‌شوند، مگر در صورتی که ساز و کاری وجود داشته باشد که تضمین نماید استانداردهای قابل اعمال مربوط به حفاظت اطلاعات و امور شخصی رعایت می‌گردند.
۷ـ اعضاء باید اطمینان حاصل نمایند که اطلاعات شخصی موجود در بانک اطلاعاتی الکترونیکی برای مقاصد دیگری به جز تصدیق مدرک شناسایی دریانوردان مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.